In productie…
RenO
Het academisch medisch centrum Amsterdam zag een miljoenen verslindende, jarenlang lopende implementatie van een roosterpakket van een externe leverancier, volledig mislukken en wendde zich tot De Blauwe Paraplu.
In samenwerking met rooster-, HR- en ICT-professionals hebben we de gerezen problemen van het ziekenhuis aangepakt en blijvend opgelost. Belangrijkste resultaat is een uiterst innovatieve roosterapplicatie die volledig geïntegreerd is in de ziekenhuis-systemen met de naam ‘RenO’, dat staat voor ‘Rooster en Onregelmatigheidstoeslag’. Enkele innovaties van RenO zijn:
- De focus op de ‘onderhandeling’ bij het roosteren, waarbij de medewerker zelf maximaal kan aangeven wanneer hij/zij wil werken (beter bekend als ‘zelfroosteren’).
- RenO maakt roosteren tussen afdelingen, instellingen en regio’s mogelijk en schommelingen in aanbod tijdig signaleert en oplost.
- Geen complexe software met onnodig veel functionaliteiten ‘van buiten’, maar een ‘easy-to-use’, stabiel werkende software-oplossing ontwikkelen ‘van binnenuit’.
- De software-implementatie is geleid als een verandertraject en niet als een technisch project.
De roosteroplossing is vandaag de dag nog steeds het modernste pakket dat de zorgsector samen met de ‘best of breed’ process-engineers heeft gemaakt. Het ondersteunt ‘individueel roosteren’ en draagt bij aan een betere verdeling van het aanbod van arbeid.
Lees meer over RenO in een uitgave over ‘Benchmarking’ van de NFU.
De ziekenhuisleiding wilde niet opnieuw een rigide legacy-systeem inkopen en besloot tot modern maatwerk volgens de ‘Agile Development Method‘. Deze aanpak levert snel, stabiele software-ondersteuning op, waardoor het systeem voor dienstroosterplanning dienstbaar wordt aan het roosterbeleid en –proces in plaats van andersom. De gekozen methode leverde na 4 maanden een eerste, volledig werkend systeem op.
Een gebruikersgroep bestaande uit roosteraars, ICT-, HRM-professionals, process engineers en programmeurs (van het ziekenhuis en van De Blauwe Paraplu), bracht de roosterprocessen in kaart en optimaliseerde deze. De gebruikersinterface is door de gebruikers zelf ontworpen en waar mogelijk verbetert door de process engineers. Hierdoor is het systeem direct te gebruiken door een medewerker die het proces kent, zonder een lange, dure opleiding.
De nieuwe roosterapplicatie is naadloos geïntegreerd in het OK-plansysteem en het personeelssysteem.
Voor elke update van RenO actualiseert de gebruikersgroep het overzicht van gewenste aanpassingen en verbeteringen van het systeem. Zo blijft het pakket het roosterproces én de gebruiker perfect ondersteunen.
Lees meer over de ontwikkeling en aanpak van RenO in een uitgave van het vakblad Bijzijn.
De Blauwe Paraplu heeft het ziekenhuis tijdens de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe systeem voorzien van systematisch en gedisciplineerd programma-management. In tegenstelling tot het voorafgaande, mislukte project is deze software-implementatie geleid als veranderproject en niet als technisch project.
Ruim 6.000 medewerkers worden 24 uur per dag geroosterd door RenO; op tijd, locatie en kwalificatie. Deze medewerkers zijn in alle lagen en divisies van het ziekenhuis werkzaam. Daarom werd op divisie-overstijgend niveau draagvlak gevraagd en ontwikkeld. De raad van bestuur, medische staf en directie omarmden allen de voorgestelde resultaten en de aanpak.
Het ziekenhuis is met frequente communicatie betrokken en op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen. De medewerkers zijn intensief betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe oplossing waardoor ze beleefden dat dit nieuwe systeem door en voor hen is gemaakt. Dat maakte de doorlooptijd implementatie aanzienlijk korter. Vanaf de voorbereiding tot de implementatie (inclusief de ontwikkeling van het systeem) heeft De Blauwe Paraplu 9 maanden één voltijds programma-manager ingezet en het ziekenhuis 8 deeltijd medewerkers.
In productie…